Et inspirerende arbejdsmiljø på kontoret opstår sjældent alene ved at købe nye møbler eller male en væg. Det handler om samspillet mellem opgaverne, rummene og de små rutiner, der præger arbejdsdagen. En stol, som kan indstilles ordentligt, en samtale, der ikke forstyrrer hele lokalet, og en opslagstavle med aktuelt materiale har hver deres betydning. Begynd derfor med at se på, hvordan kontoret faktisk bliver brugt, før du ændrer indretningen.
Et inspirerende arbejdsmiljø skal passe til arbejdet
Se på arbejdsdagen frem for plantegningen. Hvor bliver der talt i telefon? Hvornår kræver opgaverne ro? Og hvor samler kollegerne sig, når de skal løse noget sammen? Et kontor med seks skriveborde kan rumme vidt forskellige behov, selv om alle arbejder ved en skærm. Den ene redigerer tekster, mens den anden holder kundemøder med headset det meste af formiddagen.
Notér, hvordan rummene bliver brugt gennem en almindelig arbejdsuge. Registrér konkrete situationer, eksempelvis at mødebordet står tomt efter frokost, mens to kolleger mangler et sted til en kort samtale. Det giver et grundlag for at flytte funktioner frem for blot møbler.
Inddel derefter kontoret efter aktiviteter med tydelige overgange mellem fordybelse, samtale og fælles arbejde. Et mindre bord med fire stole kan være tilstrækkeligt til hurtig sparring, men behøver ikke stå midt blandt skrivebordene. Tag hensyn til lyd og bevægelse, så vejen til printeren ikke går gennem det område, hvor der forventes stilhed.
Hvad møder øjet, når du sætter dig?
Udsigten fra arbejdspladsen fortjener lige så meget opmærksomhed som kontorets indgang. Sæt dig på hver stol, og se lige frem. Møder blikket en rolig væg, et vindue med generende modlys eller bagsiden af en reol fyldt med ledninger? Ofte viser de oversete detaljer sig først, når man sidder ved bordet.
Afprøv skærmens placering på forskellige tidspunkter af dagen. Dagslys fra siden kan være nemmere at arbejde med end et lyst vindue direkte bag skærmen. Brug justerbar afskærmning, hvor sollyset rammer, og vælg arbejdsbelysning, der kan tilpasses den enkelte plads. En lampe skal lyse på opgaven uden at spejle sig i skærmen eller genere sidemanden.
Hold samtidig de store flader i synsfeltet forholdsvis rolige. Det betyder ikke, at alt skal være ensfarvet. En opslagstavle med materiale fra et aktuelt projekt kan give rummet karakter, mens gamle beskeder og tilfældige papirstakke mest giver indtryk af manglende oprydning. Giv praktiske ting faste pladser, men lad relevant arbejde være synligt. Og impc.se
bør kun stå på opslagstavlen, hvis webadressen er relevant for det arbejde, der foregår.
Lyd kræver både indretning og aftaler
Et tæppe under mødebordet kan dæmpe noget af rumklangen, men det løser ikke problemet med lange telefonsamtaler tæt på kolleger, der skal koncentrere sig. Skeln mellem lyd, der bliver kastet rundt i rummet, og samtaler, som kan høres tydeligt på tværs af skrivebordene. De to problemer kræver ikke nødvendigvis samme løsning.
Begynd med de faste støjkilder. Flyt printeren væk fra arbejdspladserne, sæt filtpuder under stole, der skraber mod gulvet, og undersøg, om døre smækker unødigt. Ved vedvarende rumklang kan akustikpaneler i loftet eller på udvalgte vægge være relevante. Lad rummets materialer og brug afgøre panelernes placering og omfang frem for deres udseende alene.
Aftalerne skal være lige så konkrete. Beslut eksempelvis, hvor længere videosamtaler foregår, og hvornår en hurtig drøftelse skal flyttes væk fra skrivebordet. Undgå regler, der kræver konstant irettesættelse. Hvis alle møder skal foregå i ét lille rum, som altid er optaget, passer indretningen ikke til behovet. Så må der findes mere plads, eller arbejdsgangen må justeres.
Giv fællesarealer en tydelig funktion
Et fællesområde bliver ikke automatisk brugt, fordi der står en sofa. Overvej, om området først og fremmest skal rumme frokost, give plads til uformel sparring eller tilbyde en pause fra skærmen. Forsøger du at løse alle tre opgaver med samme møbelgruppe, opstår der let praktiske kompromiser.
Til frokost skal bordhøjden passe til at spise ved, overfladen kunne tørres af, og der skal være plads til både madkasser og tallerkener. Til korte faglige samtaler er et mindre bord med stole ofte mere anvendeligt end en dyb sofa. Skal området bruges til pauser, bør det ikke samtidig fungere som gennemgang til lager og kopimaskine.
Detaljerne er med til at afgøre, om rummet føles indbydende i hverdagen. Sørg for et sted til brugte kopper, let adgang til servietter og en enkel aftale om oprydning. Lad gerne en bog, et fagblad eller en materialeprøve fra et projekt ligge fremme, hvis det faktisk bliver brugt. Dekoration uden forbindelse til hverdagen bliver hurtigt noget, ingen længere lægger mærke til.
Lad kontoret vise det arbejde, der foregår
Kontoret får mere karakter, når indretningen fortæller noget konkret om arbejdspladsen. Det kan være materialeprøver, skitser, fotografier af færdige opgaver eller en prototype, man må tage i hånden. Sådanne genstande giver ofte mere at tale om end generelle slogans på væggene.
Vælg få ting, og giv dem plads. En hylde med tre udvalgte eksempler kan virke mere gennemtænkt end en reol, hvor alt fra gammelt messemateriale til tilfældige gaver er samlet. Skriv eventuelt en kort forklaring ved en genstand, så også nye kolleger forstår dens betydning. Fortrolige oplysninger og kundemateriale skal holdes væk fra områder, hvor gæster færdes.
Der bør også være plads til forskelle mellem kolleger. Et mindre felt ved skrivebordet kan bruges til egne billeder eller arbejdsnoter, mens fælles flader har en aftalt funktion. På den måde får kontoret personlighed uden at blive visuelt overfyldt. Aftal, hvem der udskifter fælles udstillinger, og hvornår afsluttede projekter bliver taget ned, så pladsen fortsat afspejler det aktuelle arbejde.
Afprøv ændringer, før de bliver permanente
Små forsøg giver et mere brugbart beslutningsgrundlag end en samlet ombygning baseret på antagelser. Flyt eksempelvis et samtalebord i to uger, prøv en anden placering af printeren, eller indfør et tidsrum med færre afbrydelser. Fortæl på forhånd, hvad forsøget skal løse, og hvornår I vurderer resultatet.
Stil konkrete spørgsmål bagefter. Blev bordet brugt? Var der færre samtaler ved skrivebordene? Opstod der kø til det lille møderum? Svarene behøver ikke blive til en omfattende rapport. Et kvarters fælles drøftelse med observationer fra flere kolleger kan afdække detaljer, som den ansvarlige for indretningen ikke selv har set.
Regn også vedligeholdelse med, inden noget bliver købt. Polstrede møbler kræver rengøring, planter skal passes, og flytbare skærmvægge skal kunne stå et sted, når de ikke bruges. Aftal, hvem der tager sig af hver tilbagevendende opgave, og sæt tid af til den. Læg eksempelvis et kort eftersyn ind hver tredje måned, hvor I får styr på løse kabler, defekte lamper og møbler, der ikke længere bliver brugt.